구글 메일 - 라벨로 분류하기
구글 앱스 계정을 발급 받으신 후 http://mail.youngdong.ac.kr 로 접속합니다.
구글 메일은 기본적으로 지메일과 사용방법이 동일합니다. 왼편에는 받은 편지함 등 메뉴가 표시되고 중앙에 받은 편지함의 메일 목록이 표시됩니다. 메일 목록은 페이지 단위로 표시되며 페이지당 표시될 목록의 수는 환경설정에서 변경이 가능합니다.
전체 메일 목록의 수를 나타내며 페이지 이동 버튼으로 현재 표시되는 목록의 번호를 알려줍니다.
읽은 메일 혹은 읽지 않은 메일 등 특정 조건을 지정하여 선택할 수 있는 도구입니다. 구글 메일은 이런 방법 외에 검색어를 통한 강력한 메일 선택 방법을 제공합니다.
받은 편지함 메뉴 아래 '더보기▼' 메뉴를 클릭하면 나머지 메일함 목록이 표시됩니다. '간략히▲' 메뉴를 클릭하면 기본적인 편지함만 표시됩니다.
본격적으로 구글 메일 사용법을 살펴보도록 하겠습니다. 오늘은 '라벨'이라는 기능을 알아보려고 합니다.
구글은 '라벨'이라는 기능을 통해 필요에 따라 메일을 분류할 수 있습니다. 예를 들어 수신된 공문들만 '수신공문' 이라는 분류로 관리하고 싶다면 다음과 같이 라벨을 만들고 메일에 라벨을 지정해 주면 됩니다.
'새 라벨 만들기'를 클릭하여 '수신 공문'이라고 라벨 이름을 지정합니다.
만일 수신된 공문을 기관별로 하위 그룹을 만들어서 관리하고 싶다면 '교육부'라고 라벨을 만들어 '수신 공문'을 상위 라벨로 선택하여 트리구조로 관리도 가능합니다.
'수신 공문'이라는 라벨이 표시됐습니다.
수신 공문 라벨로 마우스 포인트를 위치 시키면 팝업 메뉴가 열리고 다양한 명령을 실행 시킬 수 있습니다. 이렇게 라벨들은 숨겨진 메뉴를 가지고 있습니다.
'수신 공문' 라벨을 선택하면 현재 '수신 공문' 라벨을 붙인 메일이 없으므로 선택한 대화가 없다고 표시됩니다. 여기서 잠깐! 구글은 기본적으로 메일이란 개인이 서로 주고 받은 메시지라고 생각하여 '대화'라고 표현하고 있습니다. 실제로 IT용어로 원래는 mail message 라고 사용해야 하지만 그냥 편리하게 줄여서 mail 이라고 사용하고 있는 겁니다.
각설하고, 수신 공문이라는 라벨을 붙여서 분류를 해보겠습니다.
우선 메일 목록에서 메일을 선택합니다. 상단에 명령 단추 중 라벨을 선택하면 팝업 메뉴가 열리고 해당 라벨을 체크하고 '적용'하면 라벨이 붙습니다.
제목에 받은편지함과 수신 공문 라벨이 추가된 걸 볼 수 있습니다. 버튼을 눌러서 메일 목록을 표시하면 역시 수신 공문 라벨이 붙어 있는 걸 확인할 수 있습니다. 참고로 라벨은 띄어쓰기를 안하고 정하는게 보기가 좋을 것 같네요. 로마에서는 로마법을 따라야죠. '받은 편지함'이 아니라 '받은편지함'인 것처럼요. 국어 파괴가 염려되시는 분들을 설득해야 한다면 메일 검색할 때 라벨 이름에 띄어쓰기가 되어 있으면 조금 불편해집니다.
라벨 이름 수정은 앞서 라벨 이름 옆에 ▼ 표시로 숨겨진 메뉴를 이용하시면 됩니다. 숙제로 돌려드리겠습니다.
라벨을 붙였음에도 여전히 받은편지함 목록에 공문이 표시되고 있습니다. 눈치 빠른 분들은 찾으셨겠지만 '받은편지함' 역시 라벨이고 '받은편지함'과 '수신공문' 라벨이 모두 붙어 있기 때문에 두 메뉴에서 모두 목록이 표시되는 겁니다. 그럼 받은편지함 라벨을 지워버리면? 빙고! 수신공문 메뉴에서만 표시되겠죠^^
일반적으로 편지함별로 분류하는 기능을 구글 메일에서는 라벨 기능으로 똑같은 효과를 줄 수 있습니다. 편지함보다는 훨씬 유연하게 사용할 수 있는데 가령 '교육부'로부터 받은 메일들을 따로 분류해서 관리하고 '수신공문'을 따로 관리한다면 교육부로부터 받은 수신공문은 당연히 '교육부' 편지함과 '수신공문' 편지함 모두에서 찾을 수 있어야겠죠. 기존 메일들은 마치 디렉터리처럼 관리하기 때문에 이런 식의 편지함 관리는 불가능하지만 구글의 라벨은 요즘 검색 서비스 계에서 주목받고 있는 '태그'와 같은 역할을 하기 때문에 좀 더 유연한 분류로 관리를 할 수 있습니다.
'수신공문' 라벨을 추가하고 '받은편지함' 라벨을 제거해서 '수신공문'에만 표시하게 하는거 뭔가 귀찮으시죠? 한 방에 할 수 있는 방법도 제공됩니다!
'라벨' 명령 옆에 붙은 '편지함' 명령 단추를 이용하는 겁니다. '라벨' 명령과 동일하지만 차이점은 '받은편지함' 라벨을 붙이지 않기 때문에 결과적으로 해당 편지함으로 이동하는 효과를 얻을 수 있습니다. 초기에는 이 메뉴가 없어서 '받은편지함' 라벨을 제거하는 작업을 별도로 해야 해서 불편했었는데 저같은 귀차니즘에 빠진 사용자가 많았던가 봅니다.
오늘은 라벨을 활용한 메일 분류 방법을 기본적인 내용만 소개해 드렸습니다. 스크롤이 너무 길어지면 미움받기 때문에 이만 줄이고 다음 편에서는 환경설정에서 당장! 필요한 기본적인 내용을 소개하겠습니다.