구글 메일 - 시작하기

 구글앱스메일은 지메일과 동일한 사용법을 제공합니다. 지메일을 사용해본 경험이 있으시다면 사용에 큰 어려움은 없으리라고 생각됩니다.

1. 주소록의 이용

 구글앱스메일이 지메일과 다른 점은 '디렉터리'라는 개념입니다. 지메일은 기본적으로 1인 사용자를 대상으로 서비스하기 때문에 '주소록'을 제공하여 이메일 등 사용자 정보들을 관리할 수 있도록 지원합니다. 반면 구글앱스의 경우 기업사용자를 대상으로 서비스하기 때문에 해당 기업 조직내의 여러 사용자들을 대상으로 서비스하므로 등록된 사용자들의 이메일주소 등을 조직내에서 공유할 수 있습니다. 공유된 조직원들의 주소를 '디렉터리'라고 합니다.

 '그룹주소'도 있는데 이 것은 구글앱스 그룹스(http://groups.youngdong.ac.kr) 서비스로 만들어진 작업그룹의 이메일 주소입니다. 가령 '총무팀' 조직에 포함된 사용자들을 '총무팀 그룹'에 포함시키면 '총무팀 그룹' 이메일 주소로 보낸 메일은 자동으로 총무팀 그룹에 포함된 모든 구성원에게 전달됩니다. 메일링리스트 개념으로 이해하시면 될 것 같습니다. '그룹'은 포함관계도 가능합니다. 하지만 조직도와는 다른 개념입니다. 사실 구글 제작팀은 한국식의 수직적인 조직도 개념을 제공하지 않습니다. 모든 그룹은 수평적 관계이며, 다만 포함을 허용할 뿐입니다. 구글앱스 그룹스 서비스에 대한 내용은 별도로 다루겠습니다.

 정리하면 구글앱스의 이메일 주소는,

 1) 디렉터리 - 영동대학교 사용자들의 이메일 주소. 주소록에 '디렉터리' 메뉴 제공.

 2) 그룹 - 그룹의 이메일 주소 (예, 행정지원처 총무팀의 그룹주소 chongmu@youngdong.ac.kr) '디렉터리'에는 표시되지 않으나 이메일 주소 자동완성으로 찾아짐.

 3) 주소록 - 사용자별로 관리되는 주소록. 위임설정 기능을 이용해 다른 사용자와 주소록 공유 가능.

위와 같이 3가지 종류의 이메일 주소가 있습니다.

 <편지 쓰기>를 눌러 메일을 작성할 경우 이메일 주소 자동완성 기능이 동작하여 디렉터리내의 주소들을 자동으로 찾아서 완성시켜 줍니다. '디렉터리'와 '그룹', '주소록' 등에 등록된 이메일 주소를 검색하여 자동완성시켜 줍니다.

 2. @YD.AC.KR 메일과 함께 사용하기

 구글앱스 메일을 사용하면서 현재 사용 중인 웹메일을 함께 사용하는 방법은 현재는 수신메일을 구글앱스 메일로 통합하고 교내 직원전체 등 단체메일 발송시는 당분간 기존 웹메일을 사용하는 수 밖에 없습니다. 모든 교직원에게 구글앱스 메일계정을 발급 완료하게 되면 구글앱스만으로 사용되리라 생각됩니다. 그때는 @YD.AC.KR 메일 주소도 구글앱스에 통합할 예정입니다.

 학교웹메일(구글메일 아닙니다!)에 접속해보면 화면 오른쪽 상단에 '환경설정' 이라는 버튼이 보입니다.

환경설정 버튼을 눌러서 환경설정 창을 열어서 <쓰기 설정> 메뉴를 선택합니다.

'자동전달'이라는 기능은 @YD.AC.KR 로 전달된 메일을 @YOUNGDONG.AC.KR 로 자동전달하는 기능입니다. 결과적으로 구글메일만 확인하시면 어지간해서는 학교웹메일을 따로 확인할 필요가 없습니다. 주의할 점은 구글의 스팸정책으로 인해 '스팸함'으로 메일이 자동분류되는 경우가 있습니다. 이 경우는 '스팸함'에 저장된 메일을 '스팸 해제'해 주시면 됩니다. 스팸처리되는 경우는 대개 메일 내에 URL이 포함되어 있다던지, 실행파일이 첨부되었다던지 하는 경우입니다. 간혹 첨부된 HWP 문서나 XLS 문서 등도 악성코드 의심 발생시 스팸함으로 분류되기도 합니다.

 다음 문서에는 스마트폰으로 메일 확인하는 방법을 다뤄보도록 하겠습니다.

 구글앱스 메일 계정은 현재 부서별로 직접 일대일 서비스를 통해 사용하시도록 진행하고 있습니다. 구글앱스 이용자가 일정 수 이상되면 집체교육도 준비하도록 하겠습니다.

 고맙습니다.