구글 메일 - 주소록

 구글 메일 두 번째 이야기는 주소록입니다. 구글 메일에서 주소록은 왼쪽 위에 「메일▼」메뉴를 클릭하여 「주소록▼」메뉴로 바꾸시면 선택할 수 있습니다.

 주소록은 「새 연락처」와 「내 주소록」, 「자주 사용하는 주소」, 「기타 주소록」, 「디렉토리」, 「새 그룹...」, 「주소록 가져오기...」등의 메뉴로 구성되어 있습니다. 먼저 구글 메일(이하 지메일)의 메일주소의 종류에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

 개인용 지메일의 경우 메일주소는 우리가 흔히 말하는 메일주소 개념만 존재합니다. 하지만 기업용 지메일의 경우는 다음과 같이 3가지로 구분할 수 있습니다.

• • 개일 이메일 주소

  • 그룹 이메일 주소

  • 디렉토리에 등록된 이메일 주소

 개인용 지메일과 달리 기업용 지메일(구글 앱스 메일)의 경우는 기업 구성원이 다 수 존재하고 함께 사용하는 개념이어서 개인 이메일 주소외에, 그룹 이메일 주소, 디렉토리에 등록된 이메일 주소 등으로 구분이 필요합니다.

 먼저 개인 이메일 주소는 말 그대로 개개인에게 부여된 이메일 주소 (예, 정승용 jeongsy10@youngdong.ac.kr) 를 의미하며, 그룹 이메일 주소는 사용자들을 팀이나 부서, 업무 등으로 그룹을 묶어서 해당 그룹에 메일 주소를 지정하는 개념으로 해당 그룹 구성원 모두에게 메일을 보내고자 할 경우 그룹에 지정된 메일 주소로 보내면 해당 그룹 구성원 모두가 받게 됩니다. (예, 총무팀 chongmu@youngdong.ac.kr) 그룹은 구글 그룹스 (http://groups.youngdong.ac.kr)에서 「내 그룹」이나 「찾아보기」를 통해 확인이 가능합니다.

 그룹 이메일 주소는 기존 본 교 업무용 메일 기능 중 부서별이나 그룹별로 메일을 보내는 것과 동일한 개념으로 이해하면 될 것 같습니다. 디렉토리는 구글 앱스에 사용자를 추가하면 자동으로 등록되는 그룹의 일종입니다. 모든 사용자는 디렉토리를 통해 검색이 됩니다. 구글 앱스를 기반으로 제작되는 서드파티 업체들의 제품들(전자결재 등)은 이 디렉토리를 기반으로 인증처리를 합니다.

 구글 앱스는 모든 개인 이메일 주소는 디렉토리를 통해 표시하지만 그룹에 지정된 이메일 주소는 별도로 표시하지 않고 메일 쓰기를 할 때 메일주소 기입란에 자동완성 기능으로만 제공합니다.

 메일 쓰기할 때 받는 사람, 참조, 숨은 참조 등 메일 주소 입력시 메일 주소 일부분을 입력하면 나머지 주소를 자동완성하여 메일 주소 입력을 도와줍니다. 하지만 그룹이 많아지면 일일이 기억할 수 없으므로 역시 목록으로 보여주기를 원하겠죠.

 사용자에게 가장 편한 방법은 조직도를 표시해서 조직도를 통해 메일 주소를 찾을 수 있도록 하는 방법이겠지만 그렇게 하려면 구글에서 제공하는 프로그래밍 도구를 이용해서 직접 프로그래밍을 해서 개발해야 하므로 자체 개발하거나 기성품, 혹은 서비스를 구매하여야 합니다. 구글 앱스가 제공하는 방법만을 이용한다면 규모에 따라 다음 방법을 추천합니다.

• 1. 소규모 (25명이하) 규모 - 주소록을  모든 사용자들에게 「위임」하여 구성원 모두에게 공개하는 방법이 있습니다. 메일주소록 관리자 계정을 별도로 만들고 해당 계정의 주소록을 「위임」기능을 통해 나머지 사용자들과 공동 편집 및 사용 가능하게 만드는 방법입니다. 「위임」은 최대 25명까지 가능하므로 이 이상 규모의 사용자들은 25명 이내의 그룹별로 주소록을 공유할 대상을 정하고 관리해야 하므로 2~3 그룹 규모를 벗어나는 사용자 수를 보유한 조직에서는 추천하고 싶지 않습니다.

1. 25명을 초과하는 규모 - 예산을 투입하여 개발팀을 꾸려서 조직도를 지원하도록 자체개발하거나 기성제품, 혹은 서비스를 구매하는 것을 추천합니다. 하지만 예산 확보에 어려움이 있어서 부득이하게 구글 앱스가 제공하는 기능만을 사용하여 그룹 메일주소를 포함한 주소록 관리가 필요하다면, 「주소록 내보내기」와 「주소록 가져오기」기능을 사용하여 주소록을 구성원 모두에게 배포하는 것이 한 방법이 될 수 있습니다.

주소록 내보내기

「더보기」 도구에서 「내보내기...」메뉴를 선택합니다.

내보내기할 메일 목록은 선택합니다. 현재 전체 주소록을 배포할 목적이므로 전체 주소록을 선택하겠습니다. 내보낼 형식은 지메일로 가져오기를 할 목적이므로 「Google CSV 형식」을 선택하였습니다. 만일 아웃룩 사용자라면 「Outlook CSV 형식」을 사용할 수도 있습니다.

내보내기를 진행하면 「google.csv」라는 이름이 파일이 저장됩니다. 이제 이 파일을 「1509151517_주소록_google.csv」등의 이름으로 바꿔서 게시판 등을 통해 사용자에게 배포하면 됩니다.

주소록 가져오기

배포된 주소록은 「주소록 가져오기...」메뉴를 선택하여 등록합니다.

「주소록 가져오기...」메뉴를 선택하고 「파일 선택」을  눌러서 가져올 주소록 파일을 선택한 다음 「가져오기」버튼을 눌러서 주소록을 등록합니다.

등록된 주소록은 자동으로 년.월.일 별로 이름이 지정되어 「15.9.15.에 가져옴」같은 이름으로 그룹 이름이 만들어지며, 중복 연락처를 자동으로 병합하여 주기도 합니다.

내 주소록에 등록되었으므로 중복 연락처를 찾아 병합하기 링크를 클릭하여 중복된 주소를 정리하고 「15.9.15.에 가져옴」그룹 이름은 제거하여 주소록 정리를 마무리합니다.

그룹 이름은 삭제하더라도 해당 그룹의 메일을 직접 선택하여 주소록 삭제를 진행하기 전까지는 주소록은 삭제되지 않습니다. 주소록 메뉴에서 

「새 그룹...」명령을 사용하여 내 주소록 아래에 총무팀이나 기획팀 등 그룹을 만들어서 메일 주소를 관리 할 수 도 있습니다. 개성있는 주소록 관리를 기대하면 주소록 사용하기는 이만 마칩니다. 고맙습니다.